Trong quá trình mua hàng, nhập hàng cho công ty thì kế toán thu mua cần theo các quy trình cụ thể và sau đây Khotieudung Online sẽ hướng dẫn bạn các công việc kế toán phải làm mỗi lần doanh nghiệp mua hàng, nhập hàng – Hướng dẫn thủ tục kế toán mua hàng, nhập hàng theo quy trình.
Nội dung chính
Các trường hợp về hóa đơn mua hàng
Khi bộ phận mua hàng mang hàng về nhập kho, có 2 trường hợp: hàng về có hóa đơn hoặc hàng về chưa có hóa đơn.
Trường hợp 1: Hàng về có hóa đơn.
Trong trường hợp này, kế toán cần kiểm tra các nội dung trên hóa đơn…, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn…., kiểm tra tính hợp lý để có thể ghi nhận chi phí (hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng)…, kiểm tra các chứng từ kèm theo có đầy đủ không? Sau đó, tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa.
Trường hợp 2: Hàng về, hóa đơn chưa về
Kế toán tiến hành gọi điện cho nhà cung cấp để hỏi giá hàng nhập, làm cơ sở tính giá cho hàng nhập kho. Đồng thời hẹn nhà cung cấp thời điểm lấy được hóa đơn. Sau đó tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa theo số lượng hàng thực nhận.
Quy trình thủ tục kế toán mua hàng, nhập hàng
Bước 1: kiểm tra tính hợp pháp và tính hợp lý để có thể ghi nhận hóa đơn
Trong trường hợp này, kế toán cần kiểm tra các nội dung trên hóa đơn…, kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn…., kiểm tra tính hợp lý để có thể ghi nhận chi phí (hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng)…, kiểm tra các chứng từ kèm theo có đầy đủ không? Sau đó, tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa.
Bước 2: Làm thủ tục nhập kho hàng hóa
Trong quá trình làm thủ tục nhập kho hàng hóa thì lại chia làm 3 bước cụ thể như sau:
Bước 1: Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng thực nhận so với hóa đơn.
Bước 2: Lập phiếu nhập kho hàng hóa trên cơ sở số hàng thực nhận
Bước 3: Ghi thẻ kho số hàng mua về
Bước 3: Làm thủ tục thanh toán
Tùy thuộc vào nhu cầu thanh toán kết hợp với quy định thanh toán tương ứng với số tiền trên hóa đơn (hợp đồng), kế tóan phải thanh toán theo đúng quy định của nhà nước đặc biệt đối với các hóa đơn giá trị cao từ 20 triệu Vnđ bắt buộc thanh toán chuyển khoản
Trường hợp 1: Thanh toán bằng tiền mặt
Kế toán lập phiếu chi gửi thủ quỹ để duyệt chi. Sau đó ghi sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản liên quan.
Trường hợp 2: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Kế toán lập Ủy nhiệm chi gửi Ban Giám đốc, kế toán trưởng duyệt sau đó gửi đến Ngân hàng để thanh toán. Sau đó ghi vào sổ tiền gửi, sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản liên quan.
Trường hợp 3: Chưa thanh toán
Kế toán ghi sổ công nợ để theo dõi công nợ với nhà cung cấp
Sau khi lập phiếu nhập kho, Kế toán ghi số lượng hàng nhập kho vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa; thẻ kho. Do công ty chưa phải thanh toán ngay nên Kế toán phải ghi khoản phải trả người bán vào sổ công nợ.
Sau đó ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản 156, 133, 331.
Như vậy để thực hiện đầy đủ những công việc của kế toán về mua hàng. Bản thân kế toán mua hàng cần phải nắm chắc những nghiệp vụ từ cơ bản đến phức tạp. Kế toán mua hàng cần phải có tố chất làm việc với nhà cung cấp, khách hàng, ngân hàng và các bên liên quan.
Thêm vào đó, kế toán mua hàng cần phải hiểu rõ các tài khoản cần dùng trong quá trình mua hàng để hạch toán cho đúng và chính xác.
